1. Responsable y alcance
Hillflare, S.A.P.I. de C.V. ("Hillflare", "NuTalk", "nosotros") es responsable de los datos personales que trata para operar el sitio, crear y administrar cuentas, facturar, dar soporte y prestar directamente los servicios de NuTalk. Nuestro domicilio y datos de contacto aparecen al final de este Aviso.
NuTalk es una plataforma empresarial para crear y operar agentes de inteligencia artificial, telefonía, mensajería, campañas, CRM, programación de citas, calendarios e integraciones. Este Aviso aplica al sitio nutalk.ai, las aplicaciones de NuTalk, el panel, las API, widgets y servicios relacionados.
Cuando un cliente usa NuTalk para tratar datos de sus propios contactos, pacientes, prospectos, empleados o usuarios finales, normalmente el cliente determina las finalidades y es el responsable; Hillflare actúa como encargado siguiendo sus instrucciones. El cliente debe entregar su propio aviso, obtener los consentimientos exigibles y configurar el Servicio de forma lícita.
2. Datos personales que tratamos
Cuenta, identidad y organización
- Nombre, correo, teléfono, fotografía, idioma, zona horaria, credenciales protegidas, proveedor de inicio de sesión y datos básicos del perfil de Google o Microsoft cuando eliges esas opciones.
- Empresa, equipo, puesto, roles, permisos, invitaciones, preferencias, configuraciones y actividad administrativa del espacio de trabajo.
Facturación y relación comercial
- Plan, consumo, créditos, facturas, RFC o datos fiscales, dirección de facturación, historial de pagos y soporte comercial.
- Los datos completos de tarjeta son procesados por proveedores de pago como Stripe; NuTalk recibe identificadores, estado, marca y últimos dígitos, no el número completo de la tarjeta.
Comunicaciones, contactos y campañas
- Nombres, teléfonos, correos, identificadores de plataformas, listas de contactos, mensajes, archivos, estados de entrega, notas, etiquetas, historiales de conversación y datos de CRM.
- Audio de llamadas, grabaciones, transcripciones, resúmenes, buzones de voz, metadatos de telefonía, resultados de campañas y acciones realizadas por agentes.
- Números telefónicos comprados o conectados, configuración de central telefónica y extensiones, rutas, estado de línea, identificadores de dispositivos NuTalk AiBox o gateways y documentación regulatoria que exijan los operadores.
- Datos de clientes administrados por revendedores, portales de cliente, catálogos, servicios, disponibilidad, citas, leads, embudos, evaluaciones y métricas de agentes.
- Información incluida por clientes o usuarios finales en conversaciones, que puede contener datos sensibles. Solo debe cargarse cuando exista una finalidad legítima y, cuando corresponda, consentimiento expreso y por escrito.
Programación y calendarios de Google y Microsoft
- Identidad del host, correo de calendario, identificadores de cuenta y calendario, permisos OAuth y tokens de acceso/actualización almacenados de forma protegida.
- Disponibilidad y periodos ocupado/libre, zona horaria, títulos, fechas, horarios, descripciones, ubicación, asistentes, respuestas, enlaces de videollamada y estado de eventos necesarios para programar, reprogramar o cancelar citas.
- Cada host conecta su propia cuenta. NuTalk accede únicamente después de su autorización, limita el uso a las funciones de programación elegidas y permite desconectar la cuenta desde el panel o revocar el acceso con Google o Microsoft.
Configuración, integraciones y soporte
- Prompts, voces, modelos, bases de conocimiento, objetivos, competencias, escenarios de prueba, webhooks, claves o tokens cifrados, canales, API, automatizaciones y ajustes de proveedores conectados.
- Solicitudes de soporte, formularios, correos, archivos adjuntos, diagnósticos y comentarios.
Datos técnicos y de uso
- Dirección IP, navegador, dispositivo, sistema operativo, identificadores de sesión, cookies, páginas y funciones usadas, marcas de tiempo, registros de auditoría, errores, métricas de rendimiento y señales de seguridad.
3. De dónde obtenemos los datos
- Directamente de ti al registrarte, comprar, configurar el Servicio, comunicarte con nosotros o conectar una cuenta.
- De la organización que te invita o administra tu espacio de trabajo.
- De clientes que cargan contactos o conectan canales, CRM, calendarios y otras plataformas.
- De personas que interactúan con un agente, número, widget o campaña operada mediante NuTalk.
- Automáticamente desde el Servicio y, conforme a tus instrucciones, desde proveedores como Google, Microsoft, Meta, Stripe, proveedores de telefonía y CRM.
4. Finalidades del tratamiento
Finalidades primarias y necesarias
- Crear, autenticar y proteger cuentas; administrar equipos, permisos y espacios de trabajo.
- Prestar las funciones contratadas de IA, voz, grabación, mensajería, campañas, CRM, evaluación, programación, calendarios, telefonía, central telefónica, dispositivos, API y portales de revendedor.
- Consultar disponibilidad y crear, actualizar o eliminar eventos autorizados; enviar invitaciones y enlaces de reunión.
- Procesar pagos, medir consumo, emitir comprobantes, prevenir fraude y cumplir obligaciones contables, fiscales, contractuales y regulatorias.
- Entregar soporte, diagnosticar fallas, mantener disponibilidad, seguridad, auditoría y continuidad del Servicio.
- Atender derechos de privacidad, reclamaciones y requerimientos legalmente válidos.
Finalidades secundarias y opcionales
Con tu consentimiento cuando sea exigible, podremos enviarte novedades, ofertas, encuestas o recomendaciones y analizar uso agregado para mejorar la experiencia. No son necesarias para prestar el Servicio. Puedes limitar estas finalidades usando el enlace de baja o escribiendo a privacy@nutalk.ai, sin afectar las funciones contratadas.
5. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
NuTalk puede transcribir audio, generar respuestas, voz y resúmenes, clasificar interacciones, extraer tareas, evaluar agentes y ejecutar acciones configuradas. Para ello, el contenido pertinente puede enviarse a modelos locales o a proveedores de IA contratados, sujeto a controles de acceso, confidencialidad y las instrucciones del cliente.
Los resultados de IA pueden contener errores. Los clientes deben aplicar supervisión humana apropiada, especialmente en salud, empleo, crédito, servicios profesionales y otras decisiones de alto impacto. NuTalk no está diseñado para decidir por sí solo asuntos que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente derechos sin revisión humana.
No utilizamos contenido de clientes ni datos de Google Workspace para entrenar modelos generales de IA sin autorización separada y expresa. El uso de información recibida de las API de Google se apega a la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado.
6. Uso de datos de Google Calendar y Microsoft Outlook
- Disponibilidad: consultamos periodos ocupado/libre para evitar conflictos al ofrecer horarios del host.
- Gestión de citas: creamos eventos y, cuando el host lo elige, invitaciones y enlaces de Google Meet o Microsoft Teams; actualizamos o eliminamos únicamente los eventos relacionados con citas gestionadas por NuTalk.
- Autorización por host: las conexiones, permisos y tokens se aíslan por organización y host. No permitimos que otro cliente use la conexión del host.
- Uso restringido: no vendemos datos de calendario, no los usamos para publicidad, perfiles publicitarios, vigilancia ni para entrenar modelos generales de IA, y no permitimos que personas los lean salvo cuando sea necesario para seguridad, soporte solicitado, cumplimiento legal o con consentimiento.
- Control: el host puede desconectar su calendario en NuTalk y también revocar el acceso desde la configuración de seguridad de Google o Microsoft. Al desconectar, dejamos de sincronizar y eliminamos o bloqueamos los tokens conforme a nuestros plazos técnicos y legales.
7. Consentimiento y bases del tratamiento
Tratamos datos para ejecutar la relación jurídica y prestar el Servicio solicitado, cumplir obligaciones legales, proteger la seguridad y, cuando la ley lo exige, con consentimiento expreso o tácito después de poner este Aviso a disposición. El consentimiento puede revocarse sin efectos retroactivos escribiendo a privacy@nutalk.ai.
Los datos financieros o patrimoniales se tratan con consentimiento expreso, salvo una excepción legal. Los datos personales sensibles requieren consentimiento expreso y por escrito o un mecanismo de autenticación equivalente, salvo los casos permitidos por la ley. El cliente que determine ese tratamiento es responsable de recabarlo y documentarlo.
8. Encargados, terceros y transferencias
Podemos encargar tratamiento a proveedores de infraestructura, base de datos, alojamiento, seguridad, analítica operativa, correo, pagos, IA, voz, telefonía y soporte. Entre ellos pueden estar Supabase, Vercel, Cloudflare, Stripe, OpenAI, ElevenLabs, Twilio, Telnyx y proveedores de correo. También transmitimos datos a Meta, Google, Microsoft, Cal.com, HubSpot, Kommo u otra integración cuando el cliente la activa. La lista aplicable depende de las funciones elegidas.
Los encargados reciben solo lo necesario para prestar su función y están sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a instrucciones. No vendemos ni rentamos datos personales.
Los datos pueden procesarse en México, Estados Unidos y otros países donde operen nuestros encargados o las integraciones elegidas. Aplicamos salvaguardas contractuales y técnicas razonables y comunicamos este Aviso y las finalidades cuando corresponde.
Consentimiento para transferencias
Al aceptar este Aviso o activar una integración, autorizas las transferencias aquí descritas que requieran consentimiento. No se requiere consentimiento en los supuestos permitidos por el artículo 36 de la LFPDPPP, incluso cuando sean necesarias para cumplir una relación jurídica o un contrato en tu interés. Puedes negar o revocar tu consentimiento escribiendo a privacy@nutalk.ai; esto puede impedir funciones que dependen del tercero. Las transferencias corporativas por fusión, adquisición o reorganización mantendrán las obligaciones de este Aviso.
9. Conservación y eliminación
Conservamos datos solo durante el tiempo necesario para las finalidades informadas, la relación contractual, las configuraciones de retención del cliente y los plazos legales. Después los eliminamos, anonimizamos o bloqueamos mientras prescriben responsabilidades.
- Cuenta y espacio de trabajo: mientras estén activos y durante un periodo limitado después de terminación para cierre, recuperación, seguridad y reclamaciones.
- Mensajes, grabaciones, transcripciones, contactos y datos de campañas: según el plan, configuración e instrucciones del cliente; el cliente puede solicitar exportación o eliminación sujeta a obligaciones legales.
- Tokens OAuth: mientras la conexión esté activa; se revocan o eliminan tras desconexión, terminación o pérdida de autorización.
- Citas y eventos: durante la operación del calendario y después como parte del registro de programación, según la configuración y obligaciones aplicables.
- Comprobantes fiscales, contratos y mensajes de datos comerciales: durante los plazos exigidos por la legislación fiscal y mercantil; ciertos documentos comerciales pueden conservarse diez años.
- Datos de incumplimiento contractual: se eliminan al transcurrir setenta y dos meses desde el incumplimiento, en los términos de la LFPDPPP.
- Copias de respaldo: se eliminan en ciclos seguros y dejan de usarse para operación ordinaria.
10. Seguridad y confidencialidad
Mantenemos medidas administrativas, técnicas y físicas proporcionales al riesgo, como cifrado en tránsito, cifrado o protección adicional de credenciales y tokens, control por roles, aislamiento entre organizaciones, registros de auditoría, respaldos, gestión de secretos y monitoreo. Ningún sistema es infalible.
El personal y los proveedores que intervienen en el tratamiento tienen deberes de confidencialidad. Si una vulneración afecta significativamente tus derechos patrimoniales o morales, te informaremos sin demora injustificada para que puedas tomar medidas.
11. Derechos ARCO y controles de privacidad
Puedes solicitar Acceso a tus datos y condiciones de tratamiento; Rectificación de datos inexactos; Cancelación después del bloqueo aplicable; u Oposición por causa legítima, incluido cierto tratamiento automatizado que te afecte significativamente. También puedes revocar consentimiento o limitar el uso y divulgación.
Envía tu solicitud a privacy@nutalk.ai con: nombre y medio para recibir notificaciones; documentos que acrediten identidad o representación; descripción clara de los datos; derecho que deseas ejercer; y elementos que faciliten su localización. Para rectificación, indica el cambio y adjunta soporte. Verificaremos la identidad antes de entregar datos.
Responderemos la determinación en un máximo de veinte días hábiles desde la recepción y, si procede, la haremos efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes. Los plazos pueden ampliarse una vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen. El ejercicio es gratuito salvo costos legalmente permitidos de reproducción o envío.
Si no quedas conforme, puedes presentar una solicitud de protección de datos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno conforme a la LFPDPPP vigente.
13. Plataformas de terceros
Las cuentas y servicios conectados también se rigen por los avisos y términos de sus proveedores. NuTalk recibe y usa los datos autorizados para ofrecer la integración, pero no controla las prácticas independientes de Google, Microsoft, Meta, Stripe, operadores de telecomunicaciones, CRM u otros terceros. Revisa sus políticas y permisos antes de conectarlos.
14. Menores de edad
NuTalk es un servicio empresarial y no se dirige a menores de 18 años. No recopilamos deliberadamente datos de menores para crear cuentas. Si un cliente usa el Servicio en un contexto que involucre menores, debe contar con autorización de madre, padre o tutor y cumplir las reglas aplicables. Escríbenos si consideras que recibimos datos de un menor sin autorización.
15. Cambios a este Aviso
Publicaremos cambios en esta página y actualizaremos la fecha. Cuando una modificación sea material o requiera nuevo consentimiento, la comunicaremos por correo, dentro del Servicio o por otro medio apropiado antes de aplicarla. Un uso para finalidades incompatibles no informadas requerirá el consentimiento que corresponda.
16. Departamento de datos personales
El Departamento de Privacidad de Hillflare recibe solicitudes ARCO, revocaciones, limitaciones, preguntas y reportes en privacy@nutalk.ai. Para soporte operativo o reclamaciones sobre el Servicio también puedes usar support@nutalk.ai, el teléfono y el domicilio indicados al final.
Identidad, domicilio y contacto del responsable
Hillflare, S.A.P.I. de C.V.RFC HIL171118IJ9
Lomas del Valle 430, Int. 2, Local 5
Col. Lomas del Valle, C.P. 66256
San Pedro Garza García, Nuevo León, México
privacy@nutalk.ai · support@nutalk.ai · +52 (81) 8333-5000